Aufbewahrungsfristen: welche Unterlage wie lange, und welcher Jahrgang wann weg darf
5. September 2026 · 6 Min. Lesezeit · Fristen24 RedaktionAufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Sie enden deshalb immer an einem 31. Dezember, und vernichtet werden darf frühestens am 1. Januar danach.
Am Jahresanfang steht in vielen Büros dieselbe Frage: Welcher Ordner darf jetzt weg? Die Antwort steht in zwei Gesetzen, sie hängt an der Art der Unterlage, und sie beginnt nie an dem Tag, an dem das Papier entstanden ist. Dieser Beitrag rechnet die Fristen durch, nennt zu jeder Art ihre Fundstelle und endet mit dem Satz, der über allem steht und den die meisten Übersichten weglassen.
Der Fristbeginn: nicht das Datum auf dem Beleg, sondern der Silvester danach
Aufbewahrungsfristen beginnen nicht mit dem Tag, an dem eine Rechnung geschrieben oder ein Buch geschlossen wurde. Sie beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das jeweilige Anfangsereignis liegt (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom 3. Februar 2019 und eine vom 28. Dezember 2019 haben deshalb denselben Fristbeginn: den Ablauf des 31. Dezember 2019.
Daraus folgt zweierlei. Erstens endet jede dieser Fristen an einem 31. Dezember, nie mitten im Jahr. Zweitens ist der erste Tag, an dem vernichtet werden darf, der 1. Januar danach. Wer im November aufräumt, räumt einen Monat zu früh auf.
Was das Anfangsereignis ist, sagt das Gesetz je Unterlagenart verschieden: bei Büchern die letzte Eintragung, beim Jahresabschluss seine Aufstellung, beim empfangenen Geschäftsbrief sein Empfang, beim Buchungsbeleg sein Entstehen. Bei Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist es die Ausstellung (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG).
Die Dauer: zwei, sechs, acht oder zehn Jahre
Die Abgabenordnung kennt zwei Fristen, das Umsatzsteuergesetz eine dritte und eine kurze Sonderfrist für private Empfänger. Die Zuordnung ist keine Frage des Ordners, sondern des Gesetzeswortlauts:
| Unterlagenart | Dauer | Fundstelle |
|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, Art der Unterlage: § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Unterlagen nach Artikel 15 Abs. 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Rechnungen: das Doppel der selbst ausgestellten und alle erhaltenen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO |
| Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO |
| Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
| Rechnung oder Zahlungsbeleg beim nicht unternehmerischen Leistungsempfänger | 2 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG |
Ältere Übersichten nennen für Buchungsbelege und Rechnungen zum Teil andere Zahlen. Verbindlich ist der Wortlaut in seiner geltenden Fassung, und die Tabelle oben gibt ihn wieder. Wer im Zweifel länger aufbewahrt, verliert Platz; wer zu früh vernichtet, verliert einen Nachweis, den niemand zurückholt.
Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, müssen nur bis zum Erhalt der zugehörigen Rechnung aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO). Für abgesandte Lieferscheine gilt dasselbe ab dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 4 AO).
Ist der Lieferschein dagegen selbst Buchungsbeleg, weil auf ihm die Menge steht, nach der abgerechnet wurde, greift die Frist des § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO.
Die Ablaufhemmung: der Satz, der über allem steht
§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO enthält den Vorbehalt, an dem jede einfache Antwort scheitert: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. § 169 Abs. 2 Satz 2 AO gilt dabei nicht.
Praktisch heißt das: Eine Betriebsprüfung, ein offener Einspruch oder eine noch nicht bestandskräftige Festsetzung hält die Unterlagen im Haus, auch wenn die Jahresfrist rechnerisch abgelaufen ist. Ein Rechner kann das nicht wissen; er kennt die Festsetzungsfrist Ihres Falls nicht. Deshalb nennt jede Auskunft auf dieser Seite den Ablauftag und diesen Vorbehalt, statt ein Vernichtungsdatum zu behaupten.
Zwei weitere Vorbehalte stehen nicht in der Abgabenordnung: die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB, und für Rechnungen die Anforderung, dass sie über den ganzen Zeitraum die Voraussetzungen des § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG erfüllen – Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit (§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG). Ein Kassenbon, dessen Schrift verblasst ist, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht mehr, auch wenn er noch im Ordner liegt.
Ein Jahrgang, durchgerechnet
Nehmen wir eine Ausgangsrechnung, ausgestellt am 3. Februar 2019. Das Anfangsereignis ist die Ausstellung, das Kalenderjahr ist 2019, der Fristbeginn also der Ablauf des 31. Dezember 2019. Acht Jahre später endet die Frist mit Ablauf des 31. Dezember 2027; vernichtet werden darf frühestens ab dem 1. Januar 2028 – und auch dann nur, wenn keine Festsetzungsfrist mehr offen ist.
Derselbe Jahrgang 2019 sieht bei einem empfangenen Geschäftsbrief anders aus: sechs Jahre, Ende am 31. Dezember 2025, Vernichtung ab dem 1. Januar 2026. Und bei einem Jahresabschluss zehn Jahre, Ende am 31. Dezember 2029.
Für jede der acht Arten und jeden Jahrgang steht diese Rechnung im Fristenatlas schon fertig da, mit Rechenweg und Fundstelle: <a href="/aufbewahrung/">Aufbewahrungsfristen, Jahrgang für Jahrgang</a>.
Häufige Fragen
Ab wann läuft die Aufbewahrungsfrist?
Nicht ab dem Datum auf dem Beleg, sondern ab dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das Anfangsereignis liegt (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom 3. Februar 2019 und eine vom 28. Dezember 2019 haben denselben Fristbeginn: den Ablauf des 31. Dezember 2019.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Das Doppel der selbst ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahrs der Ausstellung. Als Buchungsbeleg gilt dieselbe Dauer über § 147 Abs. 3 Satz 1 AO.
Darf ich vernichten, sobald die Frist abgelaufen ist?
Nicht ohne Prüfung. § 147 Abs. 3 Satz 5 AO hält die Frist offen, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Eine Betriebsprüfung oder ein offener Einspruch hält die Unterlagen also im Haus.
Wird der 31. Dezember verschoben, wenn er auf einen Sonntag fällt?
Nein. § 193 BGB und § 108 Abs. 3 AO verschieben den letzten Tag einer Frist, in der etwas zu tun ist. Eine Aufbewahrungsfrist bemisst einen Zustand und verlangt an ihrem letzten Tag keine Handlung.
Das Wichtigste in Kürze
Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Sie enden deshalb immer an einem 31. Dezember, und vernichtet werden darf frühestens am 1. Januar danach.
Zehn Jahre für Bücher, Abschlüsse und Zollunterlagen, acht für Buchungsbelege und für Rechnungen nach § 14b UStG, sechs für Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, zwei für den nicht unternehmerischen Leistungsempfänger.
Über allem steht § 147 Abs. 3 Satz 5 AO: Solange die Festsetzungsfrist offen ist, läuft die Aufbewahrungsfrist weiter. Ein Ablauftag ist deshalb nie dasselbe wie eine Erlaubnis zum Vernichten.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Maßgeblich ist der Gesetzestext in seiner jeweils geltenden Fassung; die genannten Werkzeuge dokumentieren Pflichten und Fristen, sie beraten nicht.