Anonyme Meldestelle in wenigen Minuten.

Für Betriebe mit regelmäßig mindestens 50 Beschäftigten (§ 12 HinSchG). Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigten sind seit dem 17.12.2023 verpflichtet, größere Betriebe bereits seit Juli 2023. Auch wer knapp darunter liegt, profitiert: Hinweise kommen so früh und kontrolliert an, statt unkontrolliert an die Öffentlichkeit zu gelangen.

Über das Postfach zur Meldung. Beim Absenden entsteht ein Zugangscode in der Form HP-XXXX-XXXX; die meldende Person notiert ihn und öffnet damit dasselbe Postfach wieder. Sie schreiben dorthin, sie antwortet dorthin – ohne dass eine Kennung, eine Adresse oder ein Name entsteht. Verliert sie den Code, ist das Postfach zu; ein zweiter Weg hinein wäre eine Hintertür.

Die Fristen sind gesetzlich fix: Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen (§ 17 Abs. 1 HinSchG), Rückmeldung an die meldende Person binnen 3 Monaten (§ 17 Abs. 2). Eine fehlende Meldestelle kostet bis 20.000 € Bußgeld; wer Meldungen behindert, Repressalien ausübt oder die Vertraulichkeit verletzt, riskiert bis 50.000 € (§ 40 HinSchG). Die Fristen-Ampel von HinweisPilot warnt, bevor es rot wird.

Nicht für den Betrieb der Meldestelle: HinweisPilot liefert Kanal, Fristen-Überwachung, Textbausteine und Dokumentation. Die Software ersetzt aber keine Rechtsberatung – die sachliche Bewertung jeder Meldung bleibt Ihre Aufgabe. Wer die Prüfung auslagern will, kann eine Ombudsperson oder Kanzlei einbinden; HinweisPilot kostet dafür nichts extra, weil es derzeit nur den kostenlosen Vollzugang gibt.

Ja. § 16 Abs. 3 HinSchG verlangt beide Wege: schriftlich und mündlich, mündlich per Telefon oder anderer Art der Sprachübermittlung; auf Wunsch der hinweisgebenden Person kommt eine persönliche Zusammenkunft dazu. Ein reines Webformular genügt dafür nicht. Telefoniert wird außerhalb der Software: HinweisPilot wählt keine Nummer, sondern erfasst das Gespräch hinterher. Wortprotokoll oder Tonaufzeichnung setzen die Einwilligung der anrufenden Person voraus, sonst entsteht ein Inhaltsprotokoll (§ 11 Abs. 2). Anschließend liest sie den Entwurf im Postfach, ändert ihn bei Bedarf und bestätigt ihn (§ 11 Abs. 4).

Drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens wird die Dokumentation gelöscht (§ 11 Abs. 5 Satz 1 HinSchG). Satz 2 lässt eine längere Aufbewahrung zu, solange sie erforderlich und verhältnismäßig ist; das ist eine Ausnahme mit Begründungspflicht und kein Wahlrecht, deshalb verlangt die App die Begründung im Klartext. Gerechnet wird ab dem Abschluss, 90 Tage vorher wird die Ampel gelb. Übrig bleibt ein Rumpf aus Vorgangscode, Eingang, Abschluss, Ergebnis und Löschtag – ohne ihn ließe sich später nicht mehr belegen, dass rechtzeitig aufgeräumt wurde.

Nein. Die Verantwortung für die Fristen nach § 17 HinSchG bleibt bei Ihrem Betrieb. HinweisPilot rechnet die sieben Tage und die drei Monate aus dem Eingangsdatum der Meldung und zeigt die Resttage als Ampel. Prüfen Sie die Termine trotzdem gegen Ihre eigenen Unterlagen. Die Software dokumentiert Pflichten, sie ersetzt keine Rechtsberatung.

Jede Person, die sich an Ihrem Konto anmeldet. Dazu zählen die Mitglieder eines gemeinsamen Zugangs: Wer über eine Einladung beitritt, arbeitet mit eigener Anmeldung auf demselben Datenbestand und sieht dieselben Vorgänge. Sie laden ein und Sie entfernen wieder, aber solange jemand dabei ist, liest er mit. Meldungen kommen ohne Kontaktangabe an, Rückfragen laufen über ein pseudonymes Postfach mit Zugangscode. Die Vertraulichkeit nach § 8 HinSchG bleibt organisatorisch Ihre Aufgabe: Kein Programm verhindert, dass ein geteiltes Passwort im Betrieb die Runde macht oder dass der Kreis zu groß gewählt wird. Zur Verarbeitung der Daten informiert die Datenschutzerklärung.

Exportieren Sie die Fallakten, solange Ihr Zugang besteht. Jeder Fall lässt sich als JSON-Datei mit Meldung, Eingangsbestätigung, Nachrichten und Fristterminen herausziehen. Diese Datei gehört Ihnen und bleibt lesbar, auch ohne HinweisPilot. Ihre Dokumentationspflichten enden nicht mit dem Abo, also planen Sie den Export ein, bevor Sie kündigen.

Für den reinen Empfang ja. Drei Dinge kann ein Postfach nicht: Es überwacht keine Fristen, es dokumentiert keinen Ablauf, den Sie später nachweisen können, und es nimmt keine Meldung entgegen, ohne die Absenderadresse offenzulegen. Genau dort setzt HinweisPilot an, mit Meldelink, Zugangscode-Postfach, Fristen-Ampel und exportierbarer Fallakte.

Das entscheidet die Software nicht. HinweisPilot nimmt entgegen, ordnet einer Kategorie zu, startet die Fristen und dokumentiert. Die sachliche Prüfung und Bewertung jeder einzelnen Meldung bleibt bei Ihnen. Auch ein Fall ohne Ergebnis braucht Eingangsbestätigung, Rückmeldung und eine saubere Akte, und das Repressalienverbot nach § 36 HinSchG bleibt zu beachten.