Hilfe & häufige Fragen

Antworten auf die häufigsten Fragen zu HinweisPilot – die App in drei Schritten, Konto und Anmeldung, Ihre Daten und der Kontakt zum Support.

So funktioniert HinweisPilot

1. Link verteilen: Ihre persönliche Melde-URL an Belegschaft oder Intranet geben – melden funktioniert ohne Login.
2. Fristen im Blick: Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen (§ 17 Abs. 1 HinSchG) – die Ampel zeigt die Resttage.
3. Rückmeldung geben: Antwort an die meldende Person binnen 3 Monaten (§ 17 Abs. 2 HinSchG).

HinweisPilot ist Ihre interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz: Meldende Personen brauchen kein Konto und erhalten nach dem Absenden einen Zugangscode für ihr geschütztes Postfach. Sie bearbeiten jeden Fall mit Fristen-Ampel, Textbausteinen und exportierbarer Fallakte – die Identität der meldenden Person bleibt geschützt (§ 8 HinSchG). HinweisPilot ersetzt keine Rechtsberatung; jede Meldung ist im Einzelfall sachlich zu prüfen.

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HinweisPilot ist derzeit vollständig kostenlos. Alle Funktionen, kein Zahlungsweg, keine Testfrist. Wenn sich das ändert, sagen wir es vorher an – kein Konto wird stillschweigend kostenpflichtig.

Aushang für das schwarze Brett

Ein Meldekanal, den niemand kennt, erfüllt seinen Zweck nicht. Im Reiter Aushang erzeugt HinweisPilot eine Druckvorlage mit QR-Code auf Ihre Melde-URL, dem Firmennamen und den Schutzrechten der meldenden Person (§§ 8, 17, 36 HinSchG). Ausdrucken, aufhängen, fertig.

Wann erinnert HinweisPilot per E-Mail?

Ohne Erinnerung läuft die 7-Tage-Frist still ab. Deshalb meldet sich HinweisPilot von selbst bei der Meldestelle:

• Sofort, wenn eine neue Meldung eingeht – mit dem Datum, bis wann der Eingang zu bestätigen ist.
• Sofort, wenn die meldende Person über ihr Postfach antwortet.
• Eingangsbestätigung (§ 17 Abs. 1 HinSchG): 3 Tage vorher, 1 Tag vorher und bei Überschreitung.
• Rückmeldung (§ 17 Abs. 2 HinSchG): 14 Tage vorher, 3 Tage vorher und bei Überschreitung.

Jede Stufe geht genau einmal raus. Keine dieser E-Mails enthält den Text der Meldung – nur Vorgangsnummer, Kategorie und Frist. Eine E-Mail liegt auf fremden Servern und in Sicherungen; der Inhalt gehört in die App, nicht dorthin (§ 8 HinSchG). Empfängerin ist die Adresse, die Sie im Reiter Meldestelle hinterlegen – ohne Angabe die Adresse Ihres Kontos. Dort schalten Sie die Benachrichtigung auch ab.

Wie bearbeite ich einen Fall?

• Einstufung: Dringlichkeit hoch, mittel oder niedrig. Das ordnet nur Ihre eigene Arbeitsliste – die Fristen nach § 17 HinSchG gelten für jede Meldung gleich.
• Interne Notizen: Vermerke für Ihre Meldestelle. Sie erscheinen nie im Postfach der meldenden Person.
• Maßnahmen: Was ergriffen wurde und was geplant ist, mit Status und Fälligkeit – die Grundlage der Rückmeldung nach § 17 Abs. 2 HinSchG.
• Belege: Dateien, die die meldende Person über ihr Postfach anhängt (PDF, PNG, JPG, TXT, CSV; bis 5 Stück, je bis 10 MB). Herunterladen können sie nur Sie.
• Bearbeitungsprotokoll: wird nur ergänzt, nie geändert. Im Streitfall ist das der Nachweis, wann Ihre Meldestelle was getan hat.
• Fallakte: als JSON exportieren oder über „Fallakte drucken“ als Papierakte ausgeben.

Warum lässt sich ein Fall nicht sofort abschließen?

Abschließen können Sie einen Fall erst, wenn Eingangsbestätigung und Rückmeldung dokumentiert sind. Beides sind gesetzliche Pflichten (§ 17 Abs. 1 und 2 HinSchG). Wäre „abgeschlossen“ ein freier Knopf, ließe sich damit eine versäumte Frist aus der Liste räumen – der Nachweis wäre dann das Gegenteil eines Nachweises. Ein abgeschlossener Fall lässt sich jederzeit wieder öffnen; Ergebnis und Begründung bleiben dabei in der Akte.

Konto & Anmeldung

Ein Konto für alle Apps. Mit Ihrem Konto nutzen Sie HinweisPilot und alle anderen Apps der Plattform – die Anmeldung funktioniert überall mit denselben Zugangsdaten.

Registrierung bestätigen. Nach der Registrierung senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link. Prüfen Sie Posteingang und Spam-Ordner. Der Link ist 7 Tage gültig. Kommt keine E-Mail an, können Sie auf der Anmeldeseite die Bestätigungs-E-Mail erneut senden lassen.

Passwort vergessen? Über den Link „Passwort vergessen?“ auf der Anmeldeseite oder direkt unter /app/reset/ fordern Sie einen Link zum Zurücksetzen an. Er ist 1 Stunde gültig und kann nur einmal verwendet werden.

Ihre Daten & Datenschutz

Datenexport. Auf der Konto-Seite laden Sie alle zu Ihrem Konto gespeicherten Daten als JSON-Datei herunter – Dokumente, Profile, Fälle und Projekte (Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO). Bei HinweisPilot gehören dazu auch Meldungen, der Postfach-Verlauf, interne Notizen, Maßnahmen, das Bearbeitungsprotokoll, die Namen der Belege und die versendeten Fristen-Erinnerungen.

Kontolöschung. Ebenfalls auf der Konto-Seite löschen Sie Ihr Konto mit Passwort-Bestätigung. Das entfernt Ihr Konto und alle Inhalte in allen Apps unwiderruflich (Art. 17 DSGVO) – bei HinweisPilot einschließlich aller Meldungen samt Postfach-Verlauf und der hochgeladenen Belege auf der Festplatte.

Unbestätigte Konten werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Details zur Datenverarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung.

Kontakt

Sie erreichen uns über das Kontaktformular auf der Landingpage oder nach der Anmeldung auf der Konto-Seite. Wir antworten in der Regel innerhalb von 24 Stunden (werktags).